Documentos técnicos com dono, prazo e histórico.

Uma árvore de pastas que espelha a operação

Os documentos são organizados em pastas e subpastas, na ordem que você definir: por cliente, por tipo de documento, por norma. Cada documento tem título, observações e anexos, e a lista filtra por pasta, cliente, equipamento e status.

O documento junto de quem ele descreve

Um documento pode ser ligado a um cliente, a um equipamento ou aos dois. O manual do chiller fica com o chiller, o laudo do cliente fica com o cliente — e quem abre um encontra o outro.

Vencimento que não depende de alguém lembrar

Quem lê e quem edita, documento por documento

Cada documento e cada pasta têm a sua lista de acesso, separando leitura de edição e concedendo por usuário ou por perfil — técnico, gestor, financeiro. O contrato de um fornecedor pode ficar visível só para a gestão, enquanto o procedimento de segurança fica aberto para toda a equipe técnica.

Administradores enxergam tudo; os demais veem exatamente o que foi concedido a eles.

O histórico de cada documento

Cada documento guarda o registro dos seus eventos: criado, atualizado, arquivado, restaurado e excluído, com autor e data. Na auditoria, a pergunta “quem trocou este arquivo?” tem resposta.

Modelos que viram documento em PDF

Para os documentos que a sua empresa emite, o construtor de modelos monta a estrutura uma vez e o preenchimento vira PDF. Os modelos têm versões e são publicados quando estão prontos.

• Campos — texto, número, seleção, caixa de marcar, imagem e arquivo, organizados em seções com divisores.
• Tabelas com fórmula — colunas calculadas a partir das outras e linha de totais, com a mesma conta na pré-visualização e no PDF.
• Preenchimento automático — marcadores como {{cliente.nome}} são substituídos pelos dados do documento, e blocos de repetição geram uma linha por item.

Um laudo com prazo, do envio ao vencimento

O laudo anual de um equipamento é criado na pasta do cliente, ligado ao equipamento, com o PDF anexado e a data de vencimento preenchida. A permissão libera leitura para os técnicos e edição só para a gestão.

Enquanto a data não chega, o documento aparece como ativo. No dia seguinte ao vencimento, ele passa a ser exibido como vencido em todas as listas e filtros — e quem filtra por documentos vencidos encontra exatamente o que precisa ser renovado.

O novo laudo entra como um novo documento, e o antigo pode ser arquivado sem sair do histórico: na auditoria, os dois estão lá, cada um com as suas datas.