A OS inteira dentro do WhatsApp.

O canal que a sua equipe já usa

A adoção é o ponto onde a maioria dos projetos de CMMS falha. O sistema é bom, o cadastro está pronto, e a operação continua no papel porque instalar, treinar e manter um app em cinquenta celulares de terceirizados é um projeto por si só.

O WhatsApp elimina esse degrau. Não há loja de aplicativos, senha esquecida, aparelho sem espaço nem versão desatualizada. O técnico manda uma mensagem e está operando.

• Terceiros e autônomos — prestadores que atendem a sua empresa por poucas semanas não precisam entrar no seu ciclo de provisionamento de dispositivos.
• Aparelho próprio — funciona no celular pessoal do técnico sem exigir instalação de software corporativo.
• Curva de aprendizado zero — a interface é a lista de conversas que ele já usa o dia inteiro.

Um menu que cobre o dia inteiro do técnico

O assistente reconhece o técnico pelo número de telefone e resolve sozinho a empresa, o usuário e o perfil de acesso dele. A partir daí, o menu cobre o ciclo completo:

• Criar OS — o assistente busca clientes, equipamentos e contratos da sua base conforme o técnico digita.
• Visualizar OS — cartões com os dados da ordem e listas paginadas quando há muitas.
• Iniciar OS — com as mesmas travas do app, incluindo o limite de OS em aberto por técnico.
• Executar checklist — item a item, com foto de evidência e observação por item.
• Finalizar OS — coletando diagnóstico, notas de execução, peças, fotos e assinaturas — só o que a sua empresa exige.
• OS não realizada — registrando o motivo pelo qual a visita não pôde ser executada.
• Criar cliente — quando a operação permite que o técnico cadastre um novo cliente em campo.

Checklist e peças conduzidos pela conversa

O checklist é conduzido item a item: o assistente pergunta, o técnico responde, e a resposta é gravada no mesmo checklist que o gestor vê no dashboard. Se um item exige evidência, o assistente pede a foto antes de seguir.

Se o técnico responder fora de ordem — citando uma pergunta anterior —, a resposta é roteada para o item certo em vez de sobrescrever o item atual.

No lançamento de peças, o nome digitado é comparado com o catálogo e o assistente confirma o item encontrado antes de gravar qualquer coisa, evitando que uma abreviação vire a peça errada no custo da OS.

A conversa continua de onde parou

O estado de cada conversa fica guardado no banco, não na memória do servidor. Isso importa porque o técnico é interrompido o tempo todo: ele começa a finalizar uma OS, atende um chamado urgente, e volta duas horas depois — a conversa retoma exatamente no ponto onde estava.

Cada mensagem recebida é registrada e verificada contra reprocessamento, então uma reentrega da operadora não responde o mesmo item de checklist duas vezes nem duplica um lançamento de peça.

Formulários nativos para o que é longo demais para digitar

Algumas etapas são ruins de fazer por mensagem. Para elas o assistente abre um formulário nativo do WhatsApp — telas próprias dentro do aplicativo, com campos e listas, e não uma sequência de perguntas.

E quando nem isso basta, o assistente oferece um link para concluir a OS na web: o rascunho é o mesmo, então o técnico pode começar na conversa e terminar no navegador, ou o contrário, sem redigitar nada.

As regras do sistema valem igual no WhatsApp

Isso não é um canal paralelo com regras próprias. As preferências de operação configuradas no dashboard valem exatamente igual aqui: se a sua empresa exige foto depois do serviço, diagnóstico técnico, peças utilizadas e assinatura do cliente, o assistente pede cada um deles antes de deixar a OS ser concluída.

As permissões de perfil também valem: um técnico não consegue atribuir uma OS a outra pessoa pelo WhatsApp se não pode fazer isso no sistema. E cada alteração feita pela conversa entra na mesma trilha de auditoria, com autor, horário e origem.

A assinatura do cliente sem passar o celular

Entregar o próprio celular desbloqueado para o cliente assinar é constrangedor e, em muitos contratos, proibido. O assistente resolve isso enviando ao cliente um link de assinatura para ele assinar na própria tela.

O link vale por tempo limitado e só pode ser usado uma vez. Assim que a assinatura chega, a conversa do técnico é avisada na hora e ele segue com a finalização.